الدورة المستندية للمخازن

الدورة المستندية

الدورة المستندية : – هي أولى مراحل الدورة المحاسبية وهي تمثل الأوعية التي يسير فيها المستند منذ تحريره ماراً بكل مراكز الخدمة أو مراكز التكلفة التي يؤثر فيها و يتأثر بها حتى يفي المستند الغرض منه ( فالحسابات تشبه جسم الإنسان و الدورة ألمستندية تمثل الأوعية الدموية في ذلك الجسم ) . و يجب التحقق من صحة المستند من خلال الفحص المستندي ( وتنبع ضرورة الفحص المستندي من المستند هو قاعدة بناء الحسابات بصفة عامة فما بني على باطل فهو باطل فمن المستند يتم عمل القيد و من القيد يتم عمل حساب الأستاذ و من حساب الأستاذ يتم عمل ميزان المراجعة و منه يتم عمل القوائم المالية فلو أن المستند خطأ فستكون الدورة المحاسبية كلها خطأ و من هنا نجد ضرورة الفحص المستندي و تدقيق المستند قبل وضعه في بداية طريق الحسابات فالحسابات أشبه بخط الإنتاج فإذا كانت المدخلات تالفة أو غير صحيحة ستكون المنتجات عديمة الجودة أو غير جيدة ) .



الهدف من إعداد هذة الدورات المستندية هو :-تحديد الإدارات المشتركة في تنفيذ و ظيفة أو نشاط معين .تجميع البيانات و التقارير اللازمة للادارة العليا و الادارت الاخرى .مساندة الادارة فى اتخاذ القرارت بصورة صحيحة و واضحة .تحديد العلاقة بين الإدارات المختلفة التي تنفذ وظيفة أو نشاط محدد .تحديد المستندات والسجلات المستخدمة في تنفيذ الإجراءات الخاصة بوظيفة أو نشاط معين .التعرف علي حركة المستندات بين الإدارات المختلفة لتنفيذ نشاط محدد .تحديد توزيعات أصول و صور المستندات بين إدارات المنشأة والمشتركة في تنفيذ نشاط معين من أنشطتها .

الدورة المستندية للمخازن
1- تصميم الدورة المستندية للمستلزمات السلعية المنصرفة :-

يتم تصميم الدورة المستندية للمستلزمات السلعية المنصرفة بهدف التحقق من الرقابة على صرف هذه المواد و إعلام أثر صرف المواد على الأقسام المختلفة في المنشأة سواءً كانت إدارة المخازن أو إدارة التكاليف أو غيرها

وتمر الدورة المستندية لعملية صرف المواد بالآتي :-‌أ ) إعداد إذن الصرف: يحتوي إذن الصرف على البيانات التالية: رقم العملية المطلوب لها الخامات، رقم المادة و مواصفاتها ، الكمية المطلوبة، رقم وتاريخ إصدار الإذن وتاريخ الصرف ، صيغة الأمر الصادر لأمين المخزن بالصرف ، توقيع الشخص الذي يحق له صرف المواد و كذا توقيع المستلم وأمين المخزن .ب ) قيد المستلزمات السلعية بالحسابات المختصة :-
يقوم حسابات المخازن بإدارة التكاليف بعد استلامه نسخ من إذن الصرف بالتسجيل في حسابات الصنف في دفتر أستاذ المخازن في خانة المنصرف وتسعير هذه المواد حسب طريقة التسعير المتبعة.

2- تسعير المستلزمات السلعية المنصرفة :-هناك سياستين للتسعير، سياسة التسعير المعياري، و سياسة التسعير الفعلي، لكن في الواقع العملي يتبع سياسة التسعير الفعلي ، ويوجد

ثلاث طرق رئيسية مستخدمة في عملية التسعير الفعلي للمواد المنصرفة من المخازن وهناك عدد من الاعتبارات يجب مراعاتها عند اختيار أي طريقة من الطرق الثلاث.

وتتمثل طرق تسعير المواد المنصرفة من المخازن في الآتي :-

‌أ ) طريقة الأول في الأول ( الوارد أولاً منصرف أولا ):-

تقوم هذه الطريقة على فكرة الوارد أولاً إلى المخازن منصرف أولاً بمعنى أن أي كمية منصرفة للإنتاج يتم تسعيرها حسب أسعار المواد الواردة أولاً للمخازن وهكذا حتى نهاية الفترة أو العام حيث يتم تقييم المخزون آخر الفترة بآخر أسعار وصلت إلى المخازن .
ويفضل إتباع طريقة الأول في الأول في حالة الأصناف مرتفعة التكاليف ، وكذلك في حالة اتجاه الأسعار في السوق إلى الانخفاض.
ويعاب على هذه الطريقة أنها تكون مضللة في فترات ارتفاع الأسعار لأنها تؤدي إلى تضخيم الأرباح على غير الحقيقة.

‌ب ) طريقة الأخير في الأول ( الوارد أخيراًً منصرف أولاً ) :-

هذة الطريقة تقوم على فكرة تسعير المواد المنصرفة للإنتاج بآخر أسعار وصلت إلى المخازن، وبالتالي يتم تقييم المخزون آخر الفترة من المواد بأقدم الأسعار التي وصلت إلى المخازن.
ويفضل اتباع هذه الطريقة في حالة اتجاه أسعار المواد في السوق إلى الارتفاع .
‌ج ) طريقة متوسط التكلفة:- و وفق هذه الطريقة يكون هناك سعر واحد للمخزون يتغير هذا السعر عند ورود أي كميات جديدة للمخازن ، حيث يستخرج متوسط التكلفة التي تعبر عن سعر المواد.

ويحسب هذا المتوسط بالمعادلة التالية :-

متوسط التكلفة = ( تكلفة الكميات الموجودة في المخازن ( الرصيد ) تكلفة الكمية الواردة ) / ( كمية الرصيد كمية الوارد )
وبالتالي يتم تسعير المواد المنصرفة للإنتاج بالسعر المتوسط ولا يتغير هذا السعر المتوسط إلا في حالة شراء كميات جديدة من المواد وإدخالها المخازن .
ويفضل استخدام هذه الطريقة في حالة حدوث تقلبات وتغيرات مستمرة في الأسعار وبالتالي من مزايا هذه الطريقة تخفيف تقلبات الأسعار وتقريب التكلفة من أسعار السوق .

3- معالجة المرتجع والتالف والفاقد وفروق الجرد :-أحياناً بعد الانتهاء من تنفيذ أمر إنتاجي معين يكون هناك فائض من المواد المنصرفة له، والسبب في ذلك يكون إما المبالغة في تقدير الكمية اللازمة، وإما لانخفاض كمية الإنتاج وإما لارتفاع كفاءة العاملين، كما قد يتضح عند الجرد وجود عجز أو فائض في رصيد المخزون .‌أ ) معالجة المرتجع من المواد للمخازن: تعالج المواد المرتجعة إلى المخازن كالمواد الواردة ، و تسعر المواد المرتجعة بنفس السعر الذي سبق و أن صرفت به. إلا في حالة وجود أكثر من سعر صرفت به هذه المواد . فإن هناك معالجات يتم اتباعها حسب نوع الطريقة المستخدمة في عملية تسعير المواد المنصرفة.‌ب ) معالجة التالف والفاقد من المواد و فروق الجرد:-
يعامل الفاقد والتالف معاملة المنصرف على أن يسعر وفقاً لسياسة التسعير المستخدمة في تسعير المنصرف من المواد .
وفي حالة وجود زيادة في المخزون الفعلي عن الرصيد الدفتري فإن هذه الزيادة  تسعر طبقاً لآخر سعر وردت به الكمية  أو بالسعر السائد في السوق .